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会计档案管理规范,有会计档案清册,专人保管 会计档案管理制度

会计档案管理规范,有会计档案清册,专人保管

会计档案管理制度

第一章  总 则

第一条  制定目的和内容:为了加强档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》,结合本公司实际及内部管理需要,制定本制度。

第二条  本制度适用的范围,为会计管理中心、会计档案管理部门。

第三条  本制度由行政管理中心行使监察权力。

第二章  会计档案管理要求

第一条  会计档案的组成

一、会计档案由以下四部分组成:

(一)会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

(二)会计账簿:包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿;

(三)会计报表:包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书;

(四)会计预算执行表、成本控制表、销售明细表;

(五)会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料;

(六)其它会计资料:银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同。

第二条  会计档案的管理

公司会计管理中心为负责本公司的会计档案工作,会计管理中心应安排专人负责会计资料收集、整理、装订和管理。

第三条  会计档案的整理

会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册,对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料进行归类,对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。

一、会计凭证的整理

(一) 每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。

(二) 每本凭证要求折叠整齐,凭证编号连续,附件齐全,每本凭证订牢不松。

(三) 每本凭证应加制封面、封底,凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容填写齐全,盖章清晰。

二、会计账簿的整理

(一) 账簿装订要求订牢不松,折叠整齐,不缺不漏,账页多的科目应单独分册装订,账页少的科目可与其他科目账页合并装订,多科目账页合并装订时,同一科目的账页应集中在一本账册内,不能将其分散装订在多本账册中。

(二) 电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册,并加盖名章。

三、其他会计资料的整理

平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作,根据其他会计资料的不同类型,分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订,并及时归档。

第四条  会计档案保存要求:

一、防止档案的损坏,延长档案使用寿命,维护档案安全。

二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

第五条  会计档案的保管年限

会计档案的保管年限

    会计档案名称

保管期限(年)

      注

一、会计凭证类

 

 

原始凭证

15

包括附件

其中:涉及权证的会计凭证

永久

 

     记账凭证

15

包括附件

     汇总凭证

15

包括附件

     工资表及签收条

3

 

二、会计账簿类

 

 

总分类账

15

 

明细分类账

15

其中往来账以结清为止

现金日记账

25

 

  银行日记账

25

 

  固定资产卡片

 

固定资产报废清理后保管5年

  辅助账簿

15

 

三、会计报表类

 

 

  年度会计决算报表

永久

包括文字分析

  月、季度报表

5

包括文字分析

  年度新旧科目对照表

15

 

  成本控制表

5

 

  销售明细表

5

 

  预算执行表

5

 

四、其他会计资料

 

 

  内部审计报告

10年

 

  外部审计报告

15年

 

  税务资料

永久

 

  银行对账单及余款调节表

5

 

  各种经济合同

 

经济事项结束后保管5年

  发票及收据存根联

15

 

  会计档案移交清单

15

 

  会计档案保管、销毁清册

永久

 

第七条  会计档案的销毁

一、会计档案的销毁。

经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告,并造具“会计档案销毁清册”,经审核后按法定程序销毁。

会计档案销毁时,会计档案人员和审计部门应派专人到现场监督整个销毁过程。

 第十章 附  则

第一条 本制度由总经理办公会讨论通过,经总经理批准,报集团公司审批之日起实施。其他与之相冲突的旧制度同时废止。

第二条 财务管理中心为本制度的执行部门。最终修订及解释权归属于本中心。

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